Faktura

Fakturering i brikkesys, fungerer ved at man setter opp hva som koster penger og hvor mye det koster. På alle løp blir det i utganspunktet definert 3 fakturanivåer. Disse kan redigeres etter ønske. Det kan legges inn opptil 10 fakturanivåer.

Disse fakturanivåene er standard:

Navn	Beskrivelse	Pris
P 17-	Påmelding fra 17 år	120
P -16	Påmelding til 16 år	70
E 17-	Etteranmelding fra 17 år	60
E -16	Etteranmelding til 16 år	35
L	Leiebrikke	30

Redigere fakturanivå

Gå til menyvalg Faktura→Påmeldingskostnader. Fakturanivåene kan redigeres ved å klikke i tabellcellene og gjøre endringer. Trykk ok for å lagre endringene.

Etter at fakturanivåene er definert kan man legge til eller fjerne fakturanivå på løpere:

Velg en eller flere løpere og trykk høyreklikk på disse.

Trykk Endre fakturanivå og huk av for nivået som skal settes eller fjernes for de valgte løperne.

Ved import fra Eventor

Fakturanivå til alle løpere blir importert fra Eventor. I tilegg blir standard fakturanivå importert for hver klasse med nivå etteranmeldt, slik at nye løpere som blir påmeldt på arena får korrekt fakturanivå (etteranmeldt).

Noen ting å passe på:

Være nøye på å sjekke at sats for påmelding og spesielt etteranmelding er korrekte.

Når man sorterer på ID i hovedvinduet får man påmeldingsrekkefølge. Der er naturlig at løperene fra toppen og nedover ikke er etteranmeldt. Løperne ned mot bunnen av lista vil være etteranmeldte.

Sjekk om direkteklassene har fått riktig startkontigent i forhold til alder.

Pass på at løpere under 12 år ikke skal ha etteranmeldingsgebyr uansett!

Når man redigerer en løper som har løpt med f.eks feil brikke er det viktig at man bruker splitt og flett funksjonene for at løperen skal beholde riktig fakturanivå.

Når man importerer på nytt fra Eventor blir alle fakturadata og fakturanivå på løpere overskrivet. Unngå derfor å laste ned påmeldingsliste pånytt når løpet er gjennomført og fakturaarbeidet er utført.

Før løpet

Før løpet er det viktig å skille mellom ordinære påmeldinger og etteranmeldinger.

Pass på at du går gjennom klubbnavn til løperne slik at skrivemåten blir likt for løpere i samme klubb

Dette gjøres enklest ved å sortere på klubbnavn i hovedvinduet i brikkesys. Gå gjennom listen. Løpere med avvikende klubbnavn velges ut og rettes med å velge høyreklikk → Endre klubb.

Finne ut hvem som er etteranmeldte

Start med å sortere på id kolonnen. Da vil deltagerne listes opp i påmeldingsrekkefølge. Nå gjelder det å finne ut fom hvilken løper som er etteranmeldt.

Når Eventor er brukt til påmelding vil det finnes antall ordinært påmeldte i påmeldingsoversikten. Dersom f.eks 199 løpere er ordinært påmeldt i Eventor. Gå til den 200 løperen i brikkesys. Sjekk navnet til løperen. Gå til Eventor sin påmeldingsoversikt og finn samme løperen, sjekk utifra påmeldingstidspunktet om dette er den første etteranmeldte løperen.

Etter løpet

I Brikkesys koble til internett og velg Resultater → Last opp resultater til Brikkesys.no

Logg inn på http://brikkesys.no/faktura

Velg løpet som det skal genereres faktura for

Trykk Generer faktura

Systemet vil gå gjennom klubbnavnene til alle løperne og prøve å finne en match for klubb som ligger i systemet.

Dersom klubben ikke ble funnet må man gå inn å velge riktig klubb manuelt. Bruk valget “Velg Klubb”

Dersom klubben ikke er lagt inn i systemet kan man bruke funksjonen Ny klubb.

Adressene til fakturamottakerene må kontrolleres og oppdateres. Det er basert på at brukere selv vedlikeholder denne basen etterhvert som det faktureres. Bruk funksjonen Vis/Endre for å sjekke og oppdatere klubbadresse og e-post til klubbens kasserer. Se forklaring på dette her

Når alle opplysninger er korrekte trykk knappen “Generer faktura” nederst.

Gå til menyvalg “Fakturaoversikt”.

Se over fakturaene ved å trykke “Vis” sjekk at opplysningene stemmer på hver faktura.

Som siste kontroll bør det skjekkes om totaltbeløpet i fakturaoversikten på web stemmer med beløpet som står (i brikkesys) under menyvalget faktura → påmeldingskostnader.

Utsending av faktura

Logg inn på http://brikkesys.no/faktura

Gå til menyvalg øverst “Velg Løp” og trykk “Skriv ut alle” på det aktuelle løpet.

Skriv ut fakturaene med webbrowseren.

Sende på epost

Velg Fakturaovesikt.

For hver faktura trykk “Send faktura”. Pass på at all informasjon stemmer.

Pass på at det blir sendt kopi til kasserer i egen klubb før utsending.

Trykk send.

Rette opp løper(e) som har havnet på feil klubb

Fakturaer som har feil løpere må slettes og genereres på nytt. De fakturaene som allerede er sendt ut vil ikke påvirkes når du genererer faktura på nytt.

I bildet for å generere fakturaer finnes det en knapp “Bryt kobling” Dersom en klubb har fått feil løper(e) kan denne brukes for å sette løperen(e) “fri” fra klubben. Løperen vil da dukke opp på ny linje med sin riktige klubb. Bruk så Velg Klubb for å finne riktig klubb i databasen.

Hvorfor dugnadsbasert oppdatering av adressene?

NOF, ved arrangementskoordinator, sender ut oppdatert liste fra SportsAdmin til alle arrangørklubber hver måned. Link til mars 2013 versjonen. Listen fra Sportsadmin oppdateres av administrator i hver klubb. Listen kan ansees som den mest oppdaterte i Norge, men har helt klart begrensninger, og det har vist seg at det er til dels kan være stort etterslep for en del klubber.

Ved fakturering fra Brikkesys vil det oppstå ett problem hvis adressen hentes fra SportsAdmin automatisk, og adressen i SportsAdmin viser seg å være feil.

I Brikkesys-fakturasystemet oppdateres adressene av Brikkesys sine brukere, dvs de kan både oppdateres av klubbene selv, eller av de som sender ut fakturaer og oppdager feil. Dersom korrekt adresse er lagt inn i Brikkesys’ fakturasystem av brukerne, så er det uheldig om en automatisk rutine overskriver denne med feil data fra SportsAdmin.

Hvis Brikkesys hypotetisk skulle tatt ansvar for korrekte adresser så ville det betydd ringerunde til alle klubbene regelmessig, noe det ikke er kapasitet til. Det er derfor en “dugnadsbasert” løsning har blitt valgt, slik det står beskrevet lenger opp i bruksanvisninga i punktet: Etter løpet pkt 8.

Hvis det på et eller annet tidspunkt blir slik at adressene generert fra NIFs system SportsAdmin blir mer til å stole på, så vil Brikkesys selvsagt se på muligheten for å hente adressene direkte derfra. Mer sannsynlig er det at Eventor kommer med funksjonalitet som gjør at fakturadresser til å stole på kan hentes fra Eventor (noe som ikke finnes nå), men enda mer sannsynlig er det at Eventor kommer med integrert fakturering i i overskuelig framtid, hvilket vil gjøre hele problemstillingen mindre aktuell.